Reklamacje i zwroty
1. Zakres i definicje
Niniejszy dokument określa zasady zgłaszania i obsługi reklamacji oraz zasady przyjmowania zwrotów w relacji B2B (wyłącznie dla przedsiębiorców) w ramach Platformy. Celem jest szybka i przejrzysta obsługa spraw transportowych, jakościowych i ilościowych z poszanowaniem specyfiki asortymentu (perfumy) i procesów logistycznych.
2. Reklamacje transportowe (DHL)
- Każda przesyłka jest ubezpieczona co najmniej do wartości brutto faktury/partii wysyłkowej.
- Przy odbiorze przesyłki należy ocenić stan opakowania. W razie naruszeń/ubytków sporządź protokół szkody z kurierem i wykonaj zdjęcia (opakowanie zewnętrzne, etykieta, wypełnienie, uszkodzone produkty).
- Szkody zgłoś niezwłocznie e‑mailem: kontakt@beautycareglobal.com (najlepiej w ciągu 24 godzin). Szkody ukryte zgłoś do 7 dni kalendarzowych od doręczenia.
- Brak protokołu szkody może utrudnić lub uniemożliwić dochodzenie roszczeń u przewoźnika.
3. Reklamacje jakościowe/ilościowe
- Zgłoszenia dotyczące niezgodności ilości, błędów kompletacji, wad jakościowych prosimy kierować na:
4. Procedura RMA – krok po kroku
- Krok 1: Zgłoszenie e‑mailem z kompletem danych i materiałów (sekcje 2–3).
- Krok 2: Nadanie numeru RMA i instrukcji dalszego postępowania (ew. decyzja o zwrocie, dosyłce, rabacie lub zwrocie środków).
- Krok 3: W razie konieczności odesłania towaru – zabezpiecz go i wyślij na wskazany adres (sekcja 7). Bez aktywnego numeru RMA nie przyjmujemy przesyłek zwrotnych.
- Krok 4: Weryfikacja i decyzja – informujemy Cię mailowo. W uzasadnionych przypadkach możemy poprosić o dodatkowe dowody lub ekspertyzę.
- Krok 5: Rozliczenie (wymiana, dosyłka, nota uznaniowa/zwrot środków) zgodnie z decyzją i obowiązującymi zasadami fakturowania (sekcja 8).
5. Zwroty handlowe (B2B)
W relacji B2B nie ma ustawowego prawa odstąpienia przewidzianego dla konsumentów. Zwroty handlowe (np. nietrafione zamówienie) są możliwe wyłącznie po indywidualnym uzgodnieniu i nadaniu numeru RMA. Zwrot musi być kompletny, fabrycznie zamknięty, w stanie niepogorszonym i możliwym do dalszej odsprzedaży. Koszty przesyłki zwrotnej – co do zasady – pokrywa Klient, chyba że uzgodniono inaczej.
6. Wyłączenia i ograniczenia
- Otwarte/rozpieczętowane perfumy i produkty o naruszonej integralności opakowania nie podlegają zwrotowi, chyba że zwrot wynika z uznanej reklamacji jakościowej lub szkody transportowej.
- Produkty uszkodzone w wyniku nieprawidłowego przechowywania lub użytkowania po stronie Klienta nie podlegają reklamacji.
- Zastrzegamy sobie prawo do odmowy przyjęcia zwrotu, jeśli odesłany towar dotrze bez numeru RMA, niekompletny, zabrudzony, niezgodnie zabezpieczony lub po upływie uzgodnionego terminu.
7. Pakowanie i adres do zwrotów
- Użyj sztywnego kartonu i wypełnień amortyzujących; zabezpiecz flakony przed przemieszczaniem.
- Dołącz numer RMA (na kartce w środku i na etykiecie – pole „uwagi”).
- Adres (o ile w potwierdzeniu RMA nie wskazano inaczej):
Beauty Care Global Sp. z o.o. – Dział Logistyki (RMA)
ul. Annopol 4, HALA H, 03-236 Warszawa, Polska
8. Rozliczenia i zwroty płatności
- Wystawiamy faktury tylko za faktycznie wysłane towary. W przypadku częściowej realizacji – faktura obejmuje część wysłaną.
- Jeżeli zamówienie opłacono z góry, a finalnie zrealizowano je częściowo lub odjęto pozycje – nadpłata jest zwracana tą samą metodą (Paynow) lub przelewem – zwykle w 3–5 dni roboczych po rozliczeniu wysyłki.
- Nie wystawiamy korekt „na towar niezrealizowany” – rozliczenie odbywa się przez dobór faktury do faktycznej wysyłki i zwrot różnicy.
- W przypadku uznanej reklamacji możliwe formy rozliczenia: wymiana, dosyłka braków, nota uznaniowa, częściowy zwrot środków.
9. Terminy i SLA
- Zgłoszenie szkody transportowej: niezwłocznie (najlepiej 24h), szkody ukryte – do 7 dni kalendarzowych.
- Zgłoszenie reklamacji jakościowej/ilościowej: bez zbędnej zwłoki, preferencyjnie do 7 dni od odbioru.
- Wstępna odpowiedź: zazwyczaj w ciągu 1–2 dni roboczych.
- Pełne rozpatrzenie: standardowo do 5–7 dni roboczych (zależnie od kompletności materiałów i procedur przewoźnika/ubezpieczyciela).
10. Kontakt
Wszelkie zgłoszenia i pytania prosimy kierować na adres:
11. Zmiany dokumentu
Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian niniejszych zasad oraz do indywidualnych wyjątków uzgodnionych z Klientem (np. inne terminy, formy rozliczeń). Aktualna wersja obowiązuje od daty wskazanej na początku strony.
Dokument dotyczy relacji B2B i stanowi uzupełnienie Regulaminu Platformy B2B oraz Warunków dostawy. W sprawach nieuregulowanych stosuje się postanowienia Regulaminu.